Ponencia presentada en las
I Jornadas sobre Centros de Información Universitarios,
Universitat Jaume I, Castelló de la Plana, 27-28 de enero de 1993.
Jordi Adell
Departament d'Educació
Toni Bellver
Centre de Processament de Dades
Universitat Jaume I
RESUMEN: En el presente documento se describe el proceso que ha seguido un equipo* de la Universitat Jaume I formado por informáticos y profesionales de la información universitaria en la planificación, implementación y mantenimiento de un sistema de información electrónica (CWIS o Campus Wide Information System), basado en el conjunto de programas Gopher**, que abarca los tres Campus de la institución. Se detallan las fases del proyecto, haciendo hincapié en las ya desarrolladas, así como las perspectivas de futuro del sistema. Al hilo de la descripción se reflexiona sobre los condicionantes, consecuencias y problemas de este nuevo canal informativo a través de la experiencia obtenida y se ofrecen algunas consideraciones que pueden ser útiles a equipos de otras instituciones interesadas en sistemas similares.
Las Universidades producen y difunden cantidades ingentes de información, tanto de uso interno (normas, programas, horarios, anuncios de actividades, directorios, etc.) como generada externamente (becas, subvenciones, actividades culturales, intercambios, etc.). Además de todo este conjunto consumido por la propia institución, ésta, como tal, produce información de interés para el entorno geográfico y social (servicios, proyectos de interés, etc.).
Los canales clásicos de distribución (tablones de anuncios, boletines, folletos, comunicación oral personalizada, etc.) son adecuados y suficientes para cierto tipo de información y de servicios. Sin embargo, el crecimiento en volumen, la complejidad y el dinamismo de la información que gestionan los servicios de información universitarios hacen necesaria la introducción de nuevos canales de distribución.
La progresiva extensión de los sistemas de comunicación informáticos internos en las Universidades ha creado un nuevo canal de difusión que puede ser aprovechable por sus características: rapidez, amplitud de Campus, fácil actualización y posibilidad de manejo de elevados volúmenes de información. Usando estas ventajas y con objeto de superar los problemas ofrecidos por los medios clásicos nacen los CWIS (Campus Wide Information System).
La Universitat Jaume I ha instalado un servicio de este tipo de modo experimental. Y, aunque es pronto para evaluar sus potencialidades y su validez como medio de distribución de información, la experiencia ha significado un conjunto de reflexiones, actuaciones y planteamientos, parte de las cuales se recogen en este texto con la intención de que sean de utilidad a otras instituciones interesadas en la puesta en marcha de sistemas similares.
Los CWIS son sistemas de distribución de información de interés general, accesibles a través de medios informáticos (Strauss 1991). Entendiendo por "interés general" que la información que contiene interesa a estudiantes, profesores y personal de administración y servicios, e incluso a posibles o futuros estudiantes, a miembros de otras universidades y al público en general. Los CWIS incluyen información interna y externa al Campus, pero de interés para los miembros de la comunidad universitaria (i.e., horarios de transporte, actividades culturales, bolsa de trabajo, alquileres, etc.). Los CWIS también ofrecen servicios: búsquedas bibliográficas on-line en la biblioteca, bases de datos, servidores de directorio, servicios Internet, etc.
Los CWIS se diseñan para ofrecer un front-end común a grandes volúmenes de información de diferentes formatos y en diferentes servicios, con una actualización global muy rápida y un manejo lo mas sencillo posible a fin de abarcar el mayor numero de usuarios posibles.
La "mecánica" de funcionamiento de un CWIS estándar sería la siguiente:
El usuario de un CWIS (profesor, PAS o estudiante) mediante un ordenador personal (en su casa o en el Campus) se conecta con el servicio. En la pantalla aparecen una serie de menús estructurados y el usuario puede "navegar" por el contenido del CWIS. El usuario puede recuperar un ítem para verlo en su pantalla, imprimirlo o almacenarlo en su sistema para posterior tratamiento. Los sistemas clásicos ofrecen, de este modo, información diversa sobre la institución o el servicio que mantiene el CWIS (Work 1991). También es usual que toda la información se presente en formato texto. La nueva generación de CWIS se caracteriza por dos notas fundamentales: apertura a redes informáticas internacionales (Internet) y, por lo tanto, posibilidades de acceder a la inmensa cantidad de recursos disponibles en red; y, en segundo lugar, ampliación de los formatos de la información (imagen, sonido, animación, etc.). Otra característica destacable es la disponibilidad para múltiples plataformas y la consiguiente definición de estándares de almacenamiento y recuperación de la información (juego de caracteres ISO Latin 1 para texto, GIF para imagen, QuickTime para animaciones, etc.).
En el caso de un sistema abierto a Internet, como el CWIS de la UJI, el usuario no sólo tiene acceso a los documentos electrónicos almacenados en la estructura de servidores locales y a conexiones locales a otros servicios locales (biblioteca, matrícula, alumnado, etc.) sino que, además, puede realizar búsquedas de información en múltiples bases de datos de todo el mundo, utilizar servicios de directorio electrónico, hacer búsquedas bibliográficas, acceder a documentación académica, ofertas de trabajo y alojamiento, actos culturales, etc.
Una idea clave para diseñar un sistema de información académica es considerar que su función esencial es la selección y distribución de información sobre temas diferentes a una comunidad de usuarios con intereses y necesidades diversas.
Las principales cuestiones sobre las que es necesario tomar decisiones a la hora de diseñar e implementar un CWIS hacen referencia, básicamente, a tres aspectos (Jones 1992):
En tanto que nuevo medio de difusión de la información, los CWIS poseen una serie de características que no pueden ignorarse en el diseño, implementación y gestión del sistema.
Existe en la actualidad un amplio debate internacional sobre cuestiones relacionadas no sólo con la publicación y difusión en formatos electrónicos1 (Lloyd 1991 y 1992; Bailey 1992; Rawlins 1992) sino también sobre los efectos en los hábitos y conductas de los usuarios de los nuevos canales de comunicación y la "alfabetización informática" (Bailey y Rooks 1991; Harnad 1991). No es este el lugar para examinar estos temas exhaustivamente. Sin embargo creemos necesario señalar algunos aspectos a tener en cuenta a la hora de diseñar, instalar y gestionar un CWIS.
En primer lugar, el éxito de un CWIS está condicionado a su accesibilidad y facilidad de manejo. Un Campus universitario interconectado mediante una red local ámplia y rápida es una condición necesaria. Si, además, es accesible desde Internet y la red telefónica conmutada, el CWIS puede consultarse desde casi cualquier lugar del mundo.
Ello implica, en segundo lugar, una serie de requerimientos a los usuarios. Es necesaria una cultura informática mínima que permita manejar el canal de información, los diferentes formatos de almacenamiento, recuperación y posterior gestión de la información.
En tercer lugar, es preciso, frente a la selva de sistemas, formatos incompatibles y plataformas diferentes, una serie de estándares de almacenamiento y recuperación de la información que no excluya ningún usuario del acceso a la información.
Cuarto, el CWIS, por sus características, es un medio ideal para dos tipos de información: la caracterizada por un gran dinamismo y constante actualización y aquella que está incluida entre grandes cantidades de otra información irrelevante para un usuario dado. Es decir, los CWIS obtienen sus mayores ventajas de la distribución instantánea (a nivel mundial mundial incluso) de información a través de las redes locales, nacionales e internacionales y de la conexión a grandes bases de datos que permiten al usuario encontrar rápidamente lo que le interesa.
Finalmente, permitasenos una reflexión sobre los "nuevos hábitos electrónicos". La continua caída de los precios de los productos informáticos facilita que instituciones como la Universitat Jaume I posean un amplio parque de microordenadores y una red local que cubre prácticamente todas sus dependencias. Sin embargo, queda un inmenso trabajo por realizar: la formación de usuarios. La utilización de facilidades y servicios disponibles pasa por impulsar el cambio de hábitos y actitudes, por la adquisición de nuevas destrezas y habilidades y por la progresiva introducción de servicios más eficientes y fáciles de utilizar. No debe, de ningún modo, menospreciarse el coste de este proceso. De hecho, los costes de hardware y software en el caso del CWIS de la UJI son insignificantes si se comparan con los previsibles de la difusión, formación y generalización de su uso a los miembros de la comunidad universitaria.
La Universitat Jaume I ha elaborado un proyecto de instalación, difusión y mantenimiento de un CWIS (Bellver 1992). Este proceso se ha dividido en tres fases, de las cuales las dos primeras ya se han cumplido:
En la fase preparatoria de estudio y análisis se examinaron numerosos CWIS de universidades de todo el mundo (los accesibles desde Internet y los sistemas Videotex accesibles a través de la red telefónica conmutada). También se estudió documentación técnica sobre los diferentes sistemas y proyectos de instalación y gestión de CWIS2. Entre ellos el Cornell Information System (CUInfo), el Princeton News Network (PNN), el sistema Free-Net (Cleveland, Ohio), TechInfo (MIT) y Gopher (University of Minnesota). Se había descartado un sistema de Videotex desde el principio por su obsolescencia, lentitud, carencia de conectividad y precio (no existen servidores de dominio público). Los criterios que primaron a la hora de recomendar una u otra solución fueron los siguientes:
La conclusión de dicho estudio fue un informe (Adell 1992) en el que se describía la funcionalidad del sistema cliente/servidor Gopher y se recomendaba su instalación experimental.
Gopher es un sistema de difusión y adquisición de información distribuida en ordenadores remotos conectados a través de Internet (Lindner 1992; Gopher Development Team 1992; O'Henly 1992; Ward 1992a y 1992b; Adell 1992). En esencia, Gopher es un protocolo mediante el que se comunican un servidor y un cliente que pueden residir en cualquier máquina conectada a Internet. Por lo tanto, permite la instalación de uno o varios servidores estructurados, accesibles desde toda Internet y, si así se desea, a través de la línea telefónica conmutada.
Las razones fundamentales por las que se optó por la solución Gopher fueron (Adell 1992):
El Centre de Processament de Dades de la UJI realizó un proyecto de instalación (Bellver 1992) en el que se definian y planificaban las fases de instalación que hemos mencionado más arriba y se estimaba los costes en personal/tiempo de la instalación, mantenimiento, gestión y formación de usuarios. También se incluyó, tras varias consultas al SIAE (Servei d'Informació i Assessorament a l'Estudiant), la estructura inicial de la información que difundiría el CWIS y la composición y funciones del equipo editor. En este sentido se optó por un equipo mixto formado por informáticos, que mantienen el sistema hardware/software y profesionales de la información (del SIAE), encargados de la estructura y contenidos del Gopher.
Los trabajos realizados en esta fase han sido los siguientes:
Todas estas tareas se han realizado satisfactoriamente:
Este es la próxima fase del proyecto. Tres son las tareas fundamentales a realizar:
Para ello, será necesario definir los proveedores habituales de información, concienciarlos y entrenarlos en la alimentación del servidor y en las tareas de mantenimiento de la información.
El Gopher se aprende usándolo. Sin embargo, ya se ha incluido en el programa de formación informática del PAS. Se están elaborando una mínimas instrucciones de instalación y funcionamiento para Macintosh y MS DOS, que se difundirán a todos los departamentos. Finalmente, se instalará en los ordenadores de la aulas informáticas y se publicitará por los canales informativos tradicionales del Campus. Bajo petición de un grupo de usuarios, el equipo Gopher de la UJI, realizará demostraciones in situ. Los operadores informáticos, que están en contacto directo con los usuarios de servicios de red, han incorporado Gopher a su kit de instalación.
Toda la experiencia será evaluada a través del feedback de los usuarios habituales (dado que el servidor Gopher mantiene un log de conexiones, es fácil identificarlos) a fin de mejorar los servicios, incluir información de interés y perfeccionar su gestión.
Hasta ahora hemos descrito el proyecto de instalación y difusión del sistema de información electrónica de los Campus de la UJI. Sin embargo, hay un aspecto fundamental que merece más atención: la estructura y los contenidos de la información del CWIS. Las reflexiones que incluimos en este apartado derivan de dos fuentes: del examen de servicios similares de numerosas Universidades de todo el mundo (para obtener una lista de estos servicios y el modo de acceso véase St. George y Larsen 1992 y Hallman 1993) y, en segundo lugar, de la experiencia obtenida con nuestro propio servicio. Cuando, en la fase de difusión, se publicite a la comunidad universitaria sistemáticamente, indudablemente, habrán cambios tanto en la estructura como en el contenido en función de las expectativas y deseos de los usuarios. Lo que sigue es, digámoslo así, nuestro planteamiento inicial y el estado actual.
El contenido de un CWIS viene determinado, en primer lugar, por el enfoque estratégico que se adopte al diseñar su estructura. Dependiendo de la amplitud que se le quiera dar al servicio puede ir desde un simple "tablón electrónico" para estudiantes hasta un autentico "escaparate electrónico" de servicios e información para el exterior, con todas las mezclas y grados intermedios. Otro condicionante a tener en cuenta es la experiencia de lugares con CWIS ya existentes: los servicios de directorio (teléfono/correo electrónico), el acceso a Biblioteca (OPAC) y la información referente a horarios de servicios figuran entre los servicios mas usados (Work 1991).
Un enfoque que parece bastante razonable es la evolución desde un esquema inicial clásico de servicio de información interno del Campus hacia modelos de espectro más amplio, dependiendo de los recursos disponibles para el proyecto y del propio feedback que genere la experiencia. Inicialmente hay que establecer los grandes apartados en que podemos clasificar el contenido que ofreceremos. Teniendo en cuenta este enfoque de consumo mayoritariamente propio de la comunidad universitaria, una primera división la podemos establecer entre información generada internamente (básicamente toda la información de tipo docente: horarios, programas, etc. aparte de directorios y acceso a biblioteca citados arriba) e información externa. Un esquema posible sería el siguiente:
La inclusión de oferta hacia el entorno exterior modificaría o ampliaría sustancialmente la estructura de la información presentada. El Gopher es especialmente flexible para este supuesto ya que permite la existencia de numerosos servidores enlazados que se presentan al usuario de forma transparente, lo que permite un crecimiento modular y una fácil modificación.
A pesar del esbozo de contenido que presentamos, parece evidente que la instalación de uno de estos servicios debe estar diseñada, implementada y mantenida por un equipo interdisciplinar de especialistas en tratamiento de información (documentalistas, bibliotecarios, informáticos...). La presencia de documentalistas, por ejemplo, se hace imprescindible para el mantenimiento posterior del contenido del servicio. En realidad dicho mantenimiento debería realizarse desde cada uno de los centros de producción o recopilación de información que participen en la estructura por parte de sus propios especialistas en el caso de una organización de tamaño grande. Cada uno de estos centros puede mantener localmente su propio Gopher y uno de ellos actuar como front-end total del sistema. En el caso de organizaciones más pequeñas y/o con un servicio especializado3 gran parte o la totalidad del servicio puede estar localizado en una sola máquina.
En la actualidad, la estructura de la información se ha modificado ligeramente en virtud de la experiencia. Sin embargo, esperamos perfeccionarla cuando finalice la fase de consolidación como CWIS y se obtengan el feedback de los usuarios del Campus. En la actualidad, los ítems de primer nivel son los siguientes:
La Universitat Jaume I está experimentando un servicio de información electrónica mediante el sistema Gopher. En la actualidad se ha demostrado su funcionalidad técnica y la facilidad de instalación y mantenimiento. La próxima fase en el desarrollo del proyecto es la puesta en marcha de los mecanismos de gestión y mantenimiento de la información y su difusión a la comunidad universitaria (con la posibilidad de su apertura a la instituciones escogidas de la comunidad). En este sentido, va a realizarse una campaña de difusión y concienciación entre los proveedores de información, así como el entrenamiento del personal del SIAE (el servicio de información y asesoramiento universitario de la UJI) a fin de que gestione parte de la estructura y los contenidos de la información que contiene el CWIS.
Una de las conclusiones más relevantes de esta experiencia es que la implementación técnica del sistema ha sido relativamente sencilla gracias a la calidad y facilidad del sistema Gopher. Tras dos meses de trabajos (fuera de horas laborales), los servidores Gopher de la UJI implementan todos los módulos, conexiones y pasarelas a otros servicios disponibles en la comunidad Gopher internacional. Por lo tanto, nos reafirmamos en una impresión inicial: la parte dura de un CWIS es el mantenimiento de la información al día y la difusión de su utilidad a una comunidad que apenas comienza a emplear los servicios de red de que dispone la Universidad. Es necesaria una estrategia a corto y medio plazo de formación de usuarios que, desde la instancia universitaria más apropiada, permita ofrecer la información, las facilidades y los servicios de la comunicaciones internacionales mediante ordenadores.
Si es cierto que estamos a las puertas de la Galaxia post-Gutenberg (Harnad 1991), las Universidades, en tanto que servicio público de la educación superior, encargadas de producir y distribuir la ciencia, la tecnología, la cultura y el arte, es menester que introduzcan en la formación de sus estudiantes esta nueva "alfabetización".
Adell, J. (1992). Un Gopher en la Universitat Jaume I Universitat Jaume I. Disponible solicitándolo al autor por correo electrónico a jordi@edu.uji.es.
Adell, J. (1993). Evaluación de la primera fase experimental de la instalación de un CWIS Gopher en la Universitat Jaume I. (en preparación) Universitat Jaume I. Documento interno. Disponible solicitándolo al autor por correo electrónico a jordi@edu.uji.es.
Alberti, B., Anklesaria, F., Lindner, P., McCahill, M. y Torrey, D. (1992a). The internet Gopher protocol: a distributed document search and retrieval protocol. University of Minnesota. Microcomputer and Workstation Networks Center. Documento electrónico. Disponible vía FTP anónimo en boombox.micro.umn.edu.
Alberti, B., Anklesaria, F., Lindner, P., McCahill, M. y Torrey, D. (1992b). Gopher + proposed enhacements to the internet Gopher protocol. University of Minnesota Microcomputer and Workstation Networks Centre. Documento electrónico. Disponible vía FTP anónimo en boombox.micro.umn.edu.
Bailey, Jr., Ch.W. y Rooks, D. (Eds.) (1991). Symposium on the Role of Network-Based Electronic Resources in Scholarly Communication and Research. The Public-Acces Computer Systems Review 2 (2), 4-60.
Bailey, Jr., Ch.W. (1992). Electronic Publishing on Networks: A Selective Bibliography of Recent Works. The Public-Acces Computer Systems Review 3(2), 13-20.
Baker, M. (1992). The Development of an Information Policy for the University of california at Berkeley's Infocal Campus Information Service. The Public-Acces Computer Systems Review 3(7), 4-18.
Bellver, T. (1992). Projecte d'instalació d'un sistema de distribució de la informació a la Universitat Jaume I. Centre de Processament de Dades, Universitat Jaume I. Disponible vía correo electrónico en bellver@si.uji.es.
Gopher Development Team (1992). Gopher Distribution Software v. 1.0.3. (Documentos de instalación del servidor Gopher Unix). University of Minnesota. Microcomputer and Workstation Networks Center. Accesible a través de FTP anónimo en boombox.micro.umn.edu.
Hallman, J. (1993). List of Campus Wide Information Services. Posting periódico en el grupo de NetNews bit.listserv.cwis-l. Disponible en el servidor de listas CWIS-L@WUVM.BITNET o solicitándolo a la autora por correo electrónico a HALLMAN%UNC.bitnet @ KSUV.KSU.EDU.
Harnad, S. (1991). Post-Gutenberg Galaxy: The Fourth Revolution in the Means of Production of Knowledge. The Public-Acces Computer Systems Review 2(1),39-53.
Jones, S. (1992). Preliminari Information on a CWIS Workshop. Call for Papers. Posting de 23 de julio de 1992 a bit.listserv.cwis-l.
Lindner, P. (1992). Frequently Asked Questions (FAQ) about Gopher. Documento electrónico. Accesible a través de FTP anónimo en boombox.micro.umn.edu. Distribuido periódicamente en el grupo de NetNews comp.infosystems.gopher.
Lloyd, L. (Ed.) (1991). Using Computer Networks on Campus (1st. Annual Conference Online Library and Microcomputers). Meckler: Westport, CT.
Lloyd, L. (Ed.) (1992). Using Computer Networks on Campus (2nd. Annual Conference Online Library and Microcomputers). Meckler: Westport, CT.
O'Henly, M. (1992). An Internet Gopher for the University of Victoria. Documento electrónico. Accesible a través de FTP anónimo en boombox.micro.umn.edu. Dirección electrónica del autor: lux@sol.uvic.ca.
Rawlings, G.J.E. (1992). The New Publishing: Technology's Impact on the Publishing Industry Over the Next Decade. The Public-Acces Computer Systems Review 3(8), 5-63.
Strauss, H.J. (1991). Queries setting up a CWIS. Posting de 15 de enero de 1991 al grupo de NetNews bit.listserv.cwis-l. Dirección del autor: D8897%PUCC.BITNET@KSUVM.KSU.EDU.
St. George, A. and Larsen, R. (1992). Internet-Accesible Library Catalog & Databases. University of Maryland, University of New Mexico. Disponible vía FTP anónimo en cerf.net.
Ward, L. (1992-93a). Exploring the Power of the Internet Gopher. UIUCNET (University of Illinois Computer Center NewsLetter). Dec. 1992-Jan 1993, vol.6, no.1.
Ward, L. (1992-93a). How six Gopher Clients Stack Up. UIUCNET (University of Illinois Computer Center NewsLetter). Dec. 1992- Jan 1993, vol.6, no.1.
Wong, D. (1992). Campus Wide Information System Evaluation. University Computing Services. University of Alberta. Canada. Disponible solicitándolo a la autora por correo electrónico a wong@namao.ucs.ualberta.ca.
Work C.K. (1991). Report on core information set for CWIS survey. Posting a bit.listserv.cwis-l de 12 de noviembre de 1991.
1 Una muestra de dicho debate puede obtenerse siguiendo regularmente las discusiones de los grupos de NetNews bit.listserv.cwis-l, bit.listserv.pacs-l y alt.info-theory.
2 Es de especial interés el trabajo de Wong (1992).
3 En el caso de la Jaume I El SIAE (Servei d'Informació i Assessorament a l'Estudiant.) cumple esta función de servicio especializado de recopilación y difusión de información.
4 Después de unas semanas de funcionamiento incluimos los títulos de los ítems del primer nivel en inglés, dada la gran cantidad de usuarios de otros paises que accedía al servidor Gopher. Actualmente, en el servidor Gopher hay información en las dos lenguas oficiales de la UJI (catalán y español) y en inglés (principalmente la info sobre Internet y otros temas, no producida por la UJI). Algunos ítems, en el futuro, tendrán varias versiones.
5 Incluyendo un programa de dominio público que convierte ASCII Macintosh a ISO Latin 1 desarrollado por Carles Bellver, del Centre de Processament de Dades de la UJI, que facilita notablemente que el Gopher presente la información con el juego de caracteres adecuado (acentos graves y agudos, mayúsculas acentuadas, ñ para el castellano, caracteres especiales, etc.).
![[WWW NTI-UJI]](/iconos/logo_nti_mini.gif){kind=logo}
Esta es una auténtica página del servidor WWW del grupo de NTI de la UJI. Copyright 1996 NTI-UJI.